Oplossing
Afspraakautomatisering
Minder no-shows en inbox pingpong. Wij automatiseren bevestigingen, herinneringen en verzetlinks rond jouw planningstools terwijl medewerkers uitzonderingen blijven beheersen.
Agenda's raken vol; opvolging gebeurt nog steeds handmatig
Klanten vergeten slots, medewerkers typen dezelfde reminders opnieuw en dubbele boekingen glippen erdoor als systemen niet praten. Handmatige sms- en e-mailketens houden volume niet bij.
Agenda-bewuste herinnerings- en bevestigingsflows
Wij koppelen jouw boekingsbron, sturen tijdige bevestigingen en herinneringen, bieden duidelijke verzetpaden en waarschuwen jouw team wanneer een menselijk besluit nodig is.
Wat is inbegrepen
- Boekingsbevestigingsberichten
- Meertraps herinneringssequenties
- Instructielinks voor verzetten / annuleren
- Interne alerts bij risicovolle of gewijzigde boekingen
- Tijdzone- en bufferbewuste timing waar ondersteund
- Optionele mix van WhatsApp en e-mail
Voordelen
Minder vergeten afspraken door tijdige herinneringen
Minder handmatig copy-paste voor receptie of ops
Duidelijkere klantcommunicatie vóór het bezoek
Fundament voor review-uitnodigingen na de afspraak
Werkwijze
- Audit van bookingtools en no-show-patronen
- Berichtcadans en uitzonderingsregels ontwerpen
- Integreren, testen met sandboxboekingen
- Livegang met eigenaarschapshandleiding voor medewerkers
Integraties
- Gangbare planningstools via API of webhooks waar beschikbaar
- Google Calendar / Microsoft 365 indien gescoped
- E-mail- en WhatsApp-kanalen
- CRM-notities voor afspraakuitkomsten
Beveiliging & privacy
- Afspraakdetails alleen met de juiste partijen delen
- Veilige webhookverificatie wanneer platforms dat steunen
- Medewerkersrollen voor wie automatiseringsregels mag wijzigen
- Geen oversharing van medische of gevoelige notities in herinneringen
Voor wie
- Klinieken, salons, consultants en buitendienstteams
- Bedrijven met hoog boekingsvolume
- Teams die al een digitale agenda of boekingspagina gebruiken
Niet inbegrepen
- Gegarandeerde percentages minder no-shows
- Bemanning van jouw receptie
- Medische triage of klinisch advies via automatisering
- Onbeperkte last-minute custom berichtcampagnes
Uitbreidingen
- Reviewflows na afgeronde bezoeken
- WhatsApp AI voor boekingsvragen
- Diepere maatwerk boekings-UI als maatwerksoftware
Veelgestelde vragen
- Kunnen klanten herbocken zonder te bellen?
- Vaak ja, via links naar jouw bestaande planningstool. Complexe uitzonderingen gaan alsnog naar jouw team.
- Spammem reminders niet?
- We zetten frequentiecaps en rusturen. Jij keurt de cadans goed vóór livegang.
- Vervangen jullie onze boekingssoftware?
- Meestal versterken we wat je al gebruikt. Een volledig maatwerk boekingsproduct is een apart maatwerksoftware-traject.
Gerelateerde oplossingen
Interesse in deze oplossing?
Neem contact op of vraag een vrijblijvende offerte aan. We helpen je de juiste aanpak te kiezen.